Big change 2010 for Rep. Offices in China

In February 2010, the Chinese State Administration of Taxation issued a circular entitled “Tentative Measures for the Administration of Taxation on Representative Offices of Foreign Enterprises”, to clarify and update the taxation policies with respect to representative offices (RO) in China. The circular, which applies retroactively as from 1 January 2010 and abolishes previous guidance governing RO, sets out the requirements relating to the methods to be used to calculate tax, the tax filing procedures, etc. applicable to RO.

Setting up an RO in China is simple and convenient: there is no registered capital requirement, the application process is easy and the operating costs are relatively low. Therefore, registering an RO in China is generally the initial step for foreign companies wishing to invest in and experience the local market.

Although the Chinese government has stipulated various restrictions on the activities of RO (e.g. it has prohibited most RO from carrying on direct business activities), in practice some RO have conducted business beyond their approved scope. To address this issue, the State Administration for Industry & Commerce issued a “Notice on Further Strengthening the Registration Administration of Foreign Enterprises’ Representative Offices” in January 2010, which imposes more stringent requirements on RO (e.g. an RO is normally not allowed to have more than four representatives (including the Chief Representative)). These instances of non-compliance have also attracted the attention of the Chinese tax authorities.

As a result the methods of filing an Enterprise Income Tax return and an application for an exemption from EIT are no longer determined based on the principal business of the head office of an RO, should be submitted and tax paid based on the profits attributable to an RO. Business Tax (BT) and Value Added Tax (VAT) returns should be submitted and tax paid in accordance with the relevant tax regulations.

An RO is required to maintain accounting books and records based on official and valid vouchers. It also must accurately calculate its taxable turnover and profits (“actual amount method”) based on a principle that reflects the actual functions performed by the RO and the risks borne. An RO should submit quarterly EIT and BT returns based on actual results within 15 days after the end of each quarter, and submit a VAT return and pay VAT due in accordance with the deadlines stipulated in the “Provisional Regulations of Value Added Tax”.

If an RO is unable to provide a complete accounting record or if it cannot calculate its income and expenses with reasonable certainty, the tax authorities reserve the right to use one of the following “deemed amount methods” to determine taxable turnover and profits:

1. A cost-plus method for an RO that is able to provide accurate details of its operating expenses but cannot accurately substantiate its turnover or costs; and

2. The deemed profit method (based on the turnover) for an RO that is able to provide accurate turnover information but the cost and expense details are not clearly shown.

An RO that is taxed according to one of the deemed amount methods may apply to the tax authorities to use the actual amount method if the RO can demonstrate that it can now maintain sound accounting books and records to calculate accurate taxable turnover and profits.

Where the deemed amount methods are applicable, the deemed profit rate is increased from 10% to no less than 15%. The following example illustrates that the total EIT and BT burden will be increased by at least 24% for an RO taxed according to the cost-plus method.

If the cost-plus method is used, the expenses required to be included in the cost-plus computation as required by the new rules remain almost the same as those under the old rules. However, the new rules provides that expenditure incurred on fixed asset additions and leasehold improvements will be treated as one-time expenses – an RO cannot use depreciation or amortization charges for purposes of the cost-plus computation.

The new rules require that the local tax authorities no longer accept applications for an exemption from EIT under the old rules, and should review and revisit the taxability of those RO that were previously approved for the tax exemption. RO that believe they are eligible for an exemption from EIT pursuant to a relevant tax treaty (or tax arrangement) may apply to the tax authorities for the exemption in accordance with the “Administration Measures on the Application for Preferential Treatment under a Tax Treaty by Nonresidents”.

Potential problems arising under the new rules:

1) The new rules states that an RO engaged in activities subject to VAT must file a VAT return. However, since RO usually do not have the capacity to carry on trading activities directly (e.g. there are restrictions on the import of merchandise, the issuance of invoices, the receipt of business proceeds, etc.), the reference to taxable activities subject to VAT should be clarified.

2) The old regulations stipulated that RO that only carried out market research, the provision of market information and liaison and other preparatory and auxiliary activities in China for purposes of the manufacturing or sale of the products of their head offices were not to be subject to EIT or BT. Such RO were eligible to apply for an exemption from both taxes. In contrast, the new rules only allow an RO to apply for an EIT exemption if there is a relevant tax treaty/arrangement. Practically speaking, it is a formidable challenge to prove to the satisfaction of

The tax authorities that the activities carried out by an RO are only “preparatory and auxiliary” in accordance with a tax treaty/arrangement. The new rules also mandates that the local tax authorities refrain from accepting EIT exemption applications, but does not mention the BT exemption application. Even if an RO is able to obtain an exemption from EIT, it is unclear whether an exemption from BT is also available.

3) For an RO with a simple function and low risk, the old deemed profit rate of 10% is normally not considered low in most cases. However, the new rules now prescribes the use of a deemed profit rate of no less than 15%. It is unclear whether the local tax authorities would use a higher deemed profit rate. On 20 February 2010, the SAT also issued “Administrative Measures for the assessment and Collection of Enterprise Income Tax on Nonresident Enterprises”, which provide that the deemed profit rate for nonresident

enterprises should range from 15% to 50% (and maybe even higher in certain cases), depending on the nature of the services provided. It is unclear whether the local tax authorities would refer to Circular 19 to determine the appropriate deemed profit rate for an RO based on the principal business of its overseas head company. It is also unclear whether the local tax authorities would consider other factors in determining the deemed profit rate.

4) Where an RO is taxed under the actual amount method, The new rules for the first time indicate that the RO should record its taxable turnover and profits according to the actual functions undertaken and risks assumed. From an economic perspective, this seems to imply that the SAT is focusing its attention on whether the amount of turnover and profits booked by the RO reflect a reasonable amount as compared to the results of the head office.

Many issues obviously need to be clarified for the new rules to be able to be implemented.

Summary

The purpose of The new rules is to strengthen the collection and administration of taxes on RO. The Circular abolishes the old approval procedures for a tax exemption application, requires a revisit of RO that were tax exempt and increases the deemed profit rate. To some extent, these new measures may discourage foreign companies from setting up RO in China. With the previous deemed profit rate of 10% already considered high by some RO, the new deemed profit rate of 15% will undoubtedly increase the tax burden on RO. Foreign investors should, therefore, examine whether their RO qualify for a tax exemption under the new regulations. RO that believe they are entitled to an exemption should apply for approval as soon as possible. Where an RO does not meet the new requirements for exemption, converting the RO to a wholly foreign-owned company may be an alternative.

Furthermore, The new rules allows the local tax authorities of all provinces to set out specific operational procedures, so investors still need to pay close attention to the local tax authorities’ policy developments and prepare to take action to mitigate potential risk.

Neue Regelungen für Repräsentanzbüros in China

Das Amt für administrative Verwaltung von Industrie und Handel (SAIC= State Administration of Industry and Commerce) hat zu Beginn dieses Jahres neue Regelungen für Repräsentanzbüros in China erlassen, die mit sofortiger Wirkung in Kraft treten. Die Richtlinien beinhalten folgende wichtige Neuerungen:

 (1) Jährliche Neuregistrierung des Repräsentanzbüros statt wie bisher alle drei Jahre.

(2) Ein Repräsentanzbüro kann maximal 4 Repräsentanten beschäftigen.

(3) Die Überwachung der Repräsentanzbüros und die Einhaltung der geltenden Regelungen wird verschärft.

(4) Die Muttergesellschaft muss zum Zeitpunkt der Gründung des Repräsentanzbüros bereits mindestens zwei Jahre bestehen.

(5) Ein Existenzbeweis der Muttergesellschaft muss fortan jährlich erbracht werden.

Was ist der Hintergrund dieser Regelungen?

Die Regelungen sind insgesamt als Teil einer wirtschaftspolitischen Ausrichtung zu verstehen, die verstärkt Wert auf die Qualität der Investitionen in China legt.

Sie sollen einen möglichen Mißbrauch von Repräsentanzbüros durch die Überschreitung der Grenze von repräsentativer Tätigkeit zur Geschäftstätigkeit eindämmen.

Gleichzeitig zielen die neuen Regelungen darauf ab, ausländische Investoren zur Gründung einer eigenen chinesischen GmbH (WFOE= Wholly Foreign Owned Enterprise) oder eines Joint Ventures zu bewegen.

Die chinesischen Behörden stellen damit klar, dass ab sofort die Befolgung der Vorschriften strenger überwacht wird. Demzufolge wird die Toleranz für Repräsentanzen, die de facto Gewinn erwirtschaften oder Dienstleistungen erbringen, nach allgemeiner Einschätzung in Zukunft stark abnehmen.

Die Neuregelungen nehmen auch Visamissbrauch durch Ausländer ins Visier, die eine Repräsentanz hauptsächlich zum Zweck der Erlangung einer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis gründen.

Als solche sehen wir die neuen Regelungen durchaus als Schritt in die richtige Richtung, auch wenn sich dadurch der Verwaltungsaufwand erhöht.

Was sind die Auswirkungen für Ihre Repräsentanz?

 (1) Jährliche Neuregistrierung des Repräsentanzbüros statt wie bisher alle drei Jahre.

Zugehörige Dokumente wie z.B. der Existenznachweis der Muttergesellschaft sind jedes Jahr neu zu erbringen. Bestehende Repräsentanzen können zunächst mit ihrer momentan gültigen Genehmigung weiter operieren. Nach deren Ablauf gelten die neuen Regelungen.

(2) Ein Repräsentanzbüro kann maximal 4 Repräsentanten beschäftigen.

Ausländer, die in China in einer Repräsentanz arbeiten, müssen als Repräsentanten registriert sein. Deren Zahl wird nun auf 4 beschränkt.

Bestehende Repräsentanzen mit mehr als 4 Repräsentanten können diese weiter beschäftigen, jedoch keine zusätzlichen Repräsentanten anstellen. Bei Erneuerung der Betriebsgenehmigung der Repräsentanz muss die Anzahl der Repräsentanten dann auf 4 beschränkt werden.

Nur Repräsentanten können ein Z-Visum und damit auch eine Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung erlangen, für zusätzliche ausländische Beschäftigte muss die Repräsentanz eine Einladung ausstellen, mit der ein F-Visum für Geschäftsreisen mit beschränkter Aufenthaltsdauer (normalerweise max. 90 Tage) beantragt werden kann.

Lokale Mitarbeiter werden in der Regel über Dienstleister wie FESCO oder CIIC angestellt und sind dadurch von der Neuregelung nicht betroffen.

(3) Die Überwachung der Repräsentanzbüros und die Einhaltung der geltenden Regelungen wird verschärft.

Die ortsansässige SAIC-Behörde führt innerhalb von drei Monaten nach Gründung der Repräsentanz eine Inspektion der Meldeadresse durch. Das Nichtvorhandensein von Büroräumlichkeiten oder Mitarbeitern führt zur Verhängung von Strafen für die Repräsentanz.

Repräsentanzen ist es zudem untersagt, ohne ordnungsgemäße Neuregistrierung umzuziehen. Ausserdem ist es nicht gestattet, in einem Verwaltungsbezirk die Betriebsgenehmigung, in einem anderen Verwaltungsbezirk dagegen die Steuerregistrierung, bzw. andere Eintragungen ausstellen zu lassen. Zuwiderhandlung kann dazu führen, dass die Repräsentanz auf einer “schwarzen Liste” landet, was Schwierigkeiten bei der Neuregistrierung oder Abmeldung bei der SAIC oder anderen Behörden nach sich zieht.

(4) Die Muttergesellschaft muss zum Zeitpunkt der Gründung des Repräsentanzbüros bereits mindestens zwei Jahre bestehen.

Dies betrifft neu gegründete Repräsentanzen. Bestehende Repräsentanzen sind nur dann von dieser Regelung betroffen, wenn eine Änderung des Besitzverhältnisses durch die Muttergesellschaft (etwa im Falle einer Übernahme oder Fusion) zustande kommt, wodurch eine Neugründung der Repräsentanz erforderlich wird.

(5) Ein Existenzbeweis der Muttergesellschaft muss fortan jährlich erbracht werden.

Wenn die Betriebsgenehmigung einer Repräsentanz erneuert oder der Name der Repräsentanz geändert werden soll, muss ein legalisierter Existenznachweis der Muttergesellschaft im Herkunftsland erbracht werden.

 Was kann MKT für Sie tun?

 1. Wenn Sie Ihre Repräsentanz wie gehabt weiterführen wollen:

 Mit unserem Annual Corporate Service Package kümmern wir uns um die rechtzeitige und korrekte Erledigung aller jährlich anfallenden Zertifizierungen und Genehmigungen. Wir nehmen Ihnen den Mehraufwand an Verwaltungsarbeit ab, entlasten dadurch Ihre Mitarbeiter und vermeiden mögliche Verstöße gegen die verschärften Regulierungen.

2. Wenn Sie Ihre Repräsentanz zur WFOE „aufwerten“ wollen:

MKT leitet und begleitet Sie durch den Gründungsprozess einer 100%igen Tochtergesellschaft – ausgerichtet auf Ihre spezifischen Zielvorgaben und Anforderungen und unter Optimierung Ihrer Investitionsstruktur.

3. Wenn Sie Ihre Repräsentanz schliessen wollen:

MKT wickelt die Schließung Ihrer Repräsentanz ab, wozu wir mit den involvierten Behörden die notwendigen Schritte koordinieren und die notwendigen Abschlussberichte für Buchhaltung und Steuerprüfung vorbereiten.

4. Weitere Services:

Unsere Buchhaltungs- und Finanzabteilung kann Sie ebenso bei der monatlichen Buchführung begleiten, Unterstützung bei der Quartalskontrolle anbieten, sowie die Vorbereitung der jährlichen Wirtschaftsprüfung übernehmen. Wir erarbeiten gerne ein integriertes Servicepaket für Sie, das auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Living Expenses in China

 

For a two-semester stay in China, you will need at least EUR 5000 plus enough to cover tuition fees; this is a conservative estimate. If you intend to travel during the holidays, of course, you will need a correspondingly greater amount of money available. Many students use the winter holidays for a trip to the south provinces, for example Yunnan.

Plane Ticket

The cheapest option is definitely a ticket valid for one year, that means, the return flight must occur within one year of departure. Normally, you book a specific return date, but for a fee the date can later be changed. Even those planning long stays should under no circumstances buy a one-way ticket intending to buy a return ticket while in China, because international flights are considerably more expensive there than in Europe. A ticket for one year costs about EUR 700.

Tuition Fees in China

Scholarship students (e.g. of the German Deutscher Akademischer Austausch Dienst, the American Fulbright program, etc.) and those who participate in programs through their home universities normally need not concern themselves with tuition. Students arranging their own financing will have to pay an application fee of about USD 100 (Peking University) plus tuition, which run to USD 3200 – 3700 per year; other, less renowned schools are cheaper. Most universities have an English webpage where such information can be found.

Chinese Dormitories

Prices for a dorm room vary and have grown more expensive at most universities over the last few years. This is because many dorm buildings have been modernized for foreign students. A double-occupancy room without adjoining shower/toilet costs between USD 3.5 and USD 6 per night. Single rooms with facilities are USD 10 and higher per night. Getting your own apartment Particularly for extended stays, it’s worthwhile to rent your own apartment. Aside from getting your very own room, bathroom, and kitchen, the rent is often less expensive than you would pay in the dorms: monthly rent for a Chinese apartment amounts to about EUR 100, somewhat more in large cities such as Beijing or Shanghai.

Note the following:

• In many cases 3 – 6 months’ rent must be paid in advance
• A deposit of one month’s rent is required.
• When moving out, don’t give in too easily if the landlord, for whatever reason, wants to keep part or all of the deposit
• Renters should take care to ascertain that their dwelling is legal. Normally, the renter and landlord go together to register with the police

Standard of Living

It’s possible to save a lot on this front. Most students eat out every day because there is often no suitable kitchen in the dormitory; a cheap restaurant meal starts at one euro and up. As a student you can comfortably survive on EUR 150 a month, as long as you buy only essentials and don’t go out to western bars too often. If you’ve had different experiences or can contribute other suggestions about this topic, please send your comments.